Kongre ve seminerde katılımcının hatırladığı şey çoğu zaman salonun sesi, karşılama ve ara ikramıdır. Konya Meram’da tiyatro, sınıf ve masalı düzenleri, modern ses-ışık-sahne sistemini ve katılımcı akışını programınıza göre birlikte kuruyoruz. Tarih ve katılımcı sayınızı paylaşın, salon seçeneklerini netleştirelim.
Kongre ve seminerlerde katılımcının sonradan anlattığı şey çoğu zaman slayt değildir: sesin arka sıraya ulaşıp ulaşmadığı, kayıt masasında beklenip beklenmediği, kahve arasının ikinci oturuma sarkıp sarkmadığıdır. İkonia Garden Düğün Salonu ve Kongre Merkezi, Konya Meram’da kongre, konferans, seminer ve toplantıları bu sırayla düşünür: önce program, sonra oturma düzeni, en son salon.
Her etkinliğe kendi ihtiyacından bakarız. Üç yüz katılımcılı bir bölge toplantısı ile yirmi kişilik bir yönetim kurulu, aynı salonda bile bambaşka bir akış ister.
Kongre ve toplantı için hangi salon, hangi oturma düzeni uygun?
Konuşma ağırlıklı kalabalık oturumlar için Safir Balo Salonu ve Zümrüt Balo Salonu tiyatro düzeninde 1.000 kişiye, yemekli düzende 750 kişiye kadar planlanabilir. Gelincik Salon tek oturumda 430 kişiye kadar ağırlar; Orkide Salon’un kapasitesi toplantının türüne ve oturma düzenine göre belirlenir.
Rakamlar çerçeveyi çizer, asıl kararı oturumun niteliği verir.
Tiyatro düzeni
Sahneye dönük sıralı koltuklar, aynı alana en çok katılımcıyı yerleştiren düzendir. Açılış konuşması, panel ve genel kurul gibi tek yönlü oturumlara uyar. Bedeli şudur: masa yoktur, dolayısıyla not almak ve dizüstü bilgisayar kullanmak zorlaşır, iki saati aşan oturumlarda katılımcı yorulur.
Sınıf düzeni
Her katılımcının önünde bir masa olur; eğitim, çalıştay ve uzun not alınan oturumlar için doğru seçimdir. Aynı salonda tiyatro düzenine göre daha az kişi oturur, bu yüzden kalabalık bir katılımcı listesiyle sınıf düzenini baştan birlikte hesaplamak gerekir.
Masalı düzen
Bayi toplantıları, yemekli oturumlar ve tanışma buluşmaları için uygundur; katılımcılar birbiriyle konuşur. Ama bazı koltuklar sahneye yan ya da sırt dönük kalabilir. Masaları yerleştirirken sahneyi merkeze alıp yarım daire kurmak çoğu zaman işe yarar.
Düzenler arasında kararsız kalırsanız seminer ve konferans oturma düzenleri yazımıza, salonları yan yana görmek isterseniz Konya kongre ve toplantı salonları rehberine bakabilirsiniz.
Ses, ışık ve sahne: konuşmacıyı da son sıradakini de düşünmek
Kongre için modern ses, ışık ve sahne sistemiyle çalışırız; ama bir sistemin var olması, sizin programınıza göre kurulduğu anlamına gelmez. Konuşmacı sayısı, mikrofon ve sunum ihtiyacı, sahne düzeni gibi teknik ayrıntıların güncel kapsamını görüşmede birlikte netleştiririz. Bunu gün içinde sürpriz yaşamamanın en kısa yolu olarak görüyoruz.
Deneme provasının karşılığı büyüktür. Sunum dosyasının sahnedeki bilgisayarda açıldığını, konuşmacının nereye bakacağını ve sesin salonun en arka köşesinde de anlaşıldığını açılıştan önce görmek, oturum sırasında yapılacak müdahaleyi büyük ölçüde azaltır.
Işıkta da bir tercih var. Salonu tamamen karartmak slaytların okunmasını kolaylaştırır, ama katılımcıların not almasını ve birbirini görmesini zorlaştırır. Çoğu program için sahneyi aydınlık, salonu yarı ışıkta tutmak daha dengeli çıkar.
Örnek bir kongre gününün akışı
Aşağıdaki çizelge orta ölçekli, tek günlük bir seminer için örnektir. Saatler programınıza göre kayar; önemli olan bölümlerin sırası ve aralarındaki boşluktur.
| Saat | Bölüm | Planlama notu |
|---|---|---|
| 09:00-09:45 | Kayıt ve karşılama | Yaka kartları ve katılımcı listesi hazır olmalı |
| 09:45-10:00 | Açılış | Kısa hoş geldiniz konuşması, sahnede ses kontrolü yapılmış |
| 10:00-11:30 | Birinci oturum | En önemli sunum dikkatin en yüksek olduğu bu saate konur |
| 11:30-12:00 | Kahve arası | İkram noktası birden fazla olursa kuyruk kısalır |
| 12:00-13:00 | İkinci oturum | Soru-cevap için süre ayrılır |
| 13:00-14:00 | Öğle yemeği | Servis, oturumun bittiği anla çakışmayacak biçimde başlar |
| 14:00-16:00 | Panel veya çalıştay | Oturma düzeni gerekirse değiştirilir |
| 16:00-16:30 | Kapanış ve teşekkür | Kısa tutulur, katılımcı memnun ayrılır |
Çizelgede dikkat edilecek tek ayrıntı, kahve arası ile öğle yemeğinin birbirine çok yaklaşmamasıdır; yakın olursa katılımcı oturumu dinlemek yerine yemeği bekler.
Katılımcı konforu: kayıt masası, ara ikramı, öğle yemeği
Kayıt masası kapıya çok yakın kurulursa sabah kuyruğu salonun girişini tıkar. Birkaç adım geriye alınan bir masa ve net bir yönlendirme levhası bunu çözer. Yaka kartları ile katılımcı listesi önceden hazırsa kayıt süresi belirgin biçimde kısalır.
Ara ikramını mutfak ekibimiz oturum aralarının uzunluğuna göre planlar. Öğle yemeğinde yemekli düzen 750 kişiye kadar kurulabilir. Özel beslenme ihtiyaçlarını teklif aşamasında paylaşırsanız menü seçenekleri buna göre birlikte netleştirilir.
Bir de görünmeyen konfor kalemleri var: oturum sırasında kapının açılıp kapanma sesi, geç gelenlerin sessizce yerini bulabileceği bir düzen, konuşmacının sahnede su bulması. Hiçbiri programın başlığına yazılmaz, ama katılımcının günü nasıl hatırlayacağını çoğu zaman bu küçük kalemler belirler.
Soru-cevap ve panel oturumlarını yönetmek
Soru-cevap bölümü bir kongrenin en kontrolsüz kısmıdır. Soruları salondan nasıl alacağınızı, yani mikrofon düzenini baştan konuşun; ayrılan süreyi bir moderatörün tutması, yirmi dakikalık bir bölümün kırk dakikaya taşmasını önler.
Panellerde konuşmacı sayısını sahnenin yerleşimine göre belirlemek gerekir. Kalabalık bir panel hem sahneyi doldurur hem de herkese söz hakkı vermeyi zorlaştırır; üç ya da dört konuşmacı ve bir moderatör çoğu salonda rahat bir denge kurar.
Başka şehirden gelen katılımcıların sabahı
Konya’daki kongrelere çevre il ve ilçelerden de katılım olur. Sabah erken yola çıkan bir konuk için 09:00’daki açılış, 08:30’da kayıt masasında olmak demektir. Kış aylarında sabah soğuğu ve yol koşulları da başlangıç saatini etkiler; açılışı, kayıt kuyruğunun bittiği ana değil katılımcıların gerçekçi geliş saatine göre kurmak daha sağlıklıdır.
Karşılamada kısa bir program kâğıdı ve salonu gösteren net bir yönlendirme, ilk kez gelen konuğun kendini rahat hissetmesini sağlar. Konya’nın karasal iklimi gece ile gündüz arasında belirgin sıcaklık farkı yaratır; akşama uzanan programlarda dönüş saatini de baştan duyurmak iyi olur.
Paralel oturumlar ve yan salon düşüncesi
Tek salonla yönetilemeyen kongrelerde ana oturum balo salonlarından birinde, çalıştaylar daha küçük bir salonda yapılabilir. Genel oturum Safir’de, sınıf düzeni isteyen bir atölye Gelincik’te toplanabilir. Bunun karşılığında katılımcıların salonlar arasında geçeceği süreyi programa yazmak gerekir; paralel oturumları art arda başlatmak kalabalığı geçiş alanlarına taşır.
Hangi salonların aynı gün birlikte kullanılabileceği tarihe göre değişir. Birden fazla mekân düşünüyorsanız bunu tarih görüşmesinin başında söyleyin.
Kongre için ne kadar önce planlamaya başlamalı?
Tarih ve salon kararını katılımcı davetlerinden önce, teknik ayrıntıları programı kesinleştirmeden önce kapatmak en sağlıklı sıradır. Kesin takvim ölçeğe göre değişir; aşağıdaki sıra bir başlangıç önerisidir.
- 8-12 hafta kala: tarih, tahmini katılımcı sayısı ve salon seçeneği netleşir, mekân ziyareti yapılır.
- 5-6 hafta kala: oturma düzeni, oturum sayısı ve ikram kapsamı yazıya dökülür.
- 3 hafta kala: konuşmacı listesi, teknik ihtiyaçlar ve karşılama planı kesinleşir.
- 1 hafta kala: katılımcı sayısı güncellenir, yaka kartları ve yönlendirme hazırlanır.
- Bir gün kala: sunum ve ses provası, masa yerleşimi ve kayıt masası kontrolü yapılır.
Kongre ve toplantılarda sık yapılan hatalar
- Salonu davet edilen kişi sayısına göre seçip gelmesi beklenen sayıyı hesaba katmamak.
- Kahve arasını on dakikaya sığdırmak; kalabalık gruplarda kuyruk bu süreyi tek başına tüketir.
- Konuşmacıları provasız sahneye çıkarmak.
- Bütün oturumlara aynı oturma düzenini kurmak.
- Yemek servisini son oturumun ortasına denk getirmek.
Ekibimizden not: Programı kâğıda dökerken her bölümün başına bir sorumlu adı yazın. Kimin neyi yönettiği belli değilse sağlam görünen bir plan bile gün içinde dağılır.
Teklif görüşmesinden önce hazırlanacak kısa liste
Aşağıdaki başlıkların cevabı elinizdeyse ilk görüşme çok daha hızlı ilerler.
- Tarih aralığı ve etkinliğin toplam süresi
- Tahmini katılımcı sayısı
- Oturum sayısı ve her oturumun türü: konuşma, panel, çalıştay
- Konuşmacı sayısı ve sahnede ihtiyaç duyulan düzen
- Kahve arası, öğle yemeği ya da akşam yemeği beklentisi
Bu bilgilerle tarih ve teklif formunu doldurabilir ya da 0 332 327 28 28 numaralı hattan bize ulaşabilirsiniz. Toplantının ağırlama tarafı ağır basıyorsa bayi ve iş ortağı buluşmaları sayfamız da işinize yarar; salon seçimini ölçütlere bağlamak isterseniz 10 kriterlik kontrol listemizi yanınıza alın.
