Tiyatro, sınıf, masalı ve U düzeni: seminer ve konferansınız için hangi oturma düzeni uygun, aynı salonda kapasite düzene göre nasıl değişir? Örnek hesapla anlatıyoruz.
Seminer ve konferans salonunda oturma düzeni, içeriğin kendisi kadar belirleyicidir: aynı konuşma tiyatro düzeninde sessizce dinlenir, masalı düzende tartışmaya döner. Konya’da seminer ya da konferans düzenleyecekseniz hangi düzenin ne zaman uygun olduğunu, aynı salonda kapasitenin düzene göre neden değiştiğini ve bunu nasıl hesaplayacağınızı anlatıyoruz. Meram’daki İkonia Garden Düğün ve Kongre Merkezi’nde bu soruyla sık karşılaşırız; cevabı da genellikle salonun boş hâlinde değil, programın kendisinde buluruz.
Seminer için hangi oturma düzeni seçilmeli?
Dinlemek ağırlıktaysa tiyatro, not almak ağırlıktaysa sınıf, konuşup tartışmak ağırlıktaysa masalı ya da U düzeni. Önce katılımcının o gün ne yapacağını yazın, düzen kendiliğinden belli olur.
Pratikte karşımıza çıkan tipik durumlar şunlar:
- Bir meslek odasının genel kurulu ya da açılış konferansı: tiyatro düzeni.
- Yarım günlük bir uzman eğitimi: sınıf düzeni, çünkü katılımcı not alacak ve belge okuyacak.
- Bayi atölyesi ya da yemekli çalıştay: masalı düzen, çünkü asıl iş masada konuşulacak.
- Yönetim kurulu ya da küçük bir danışma toplantısı: U ya da kapalı masa düzeni.
Tek bir düzenle bütün günü geçirmek zorunda değilsiniz, ama her geçişin bir bedeli var; onu aşağıda ayrı bir başlıkta ele aldık.
Tiyatro düzeni: en çok kişi, en az etkileşim
Sandalyeler sahneye dönük sıralar hâlinde dizilir. Aynı alana en çok katılımcıyı bu düzen sığdırır; bu yüzden açılış oturumlarında, konferanslarda ve konuşmacının merkezde olduğu her etkinlikte ilk tercihtir.
Zayıf yanı açık: katılımcının önünde masa yok, not almak için dizinde defter taşıyor, yan yana oturanlar arasında etkileşim sınırlı. Üç saati aşan oturumlarda sırt yorulur; molaları sıklaştırın. Sıralar arasındaki geçit de önemli: ortada ve yanlarda bırakılan bir yol, geç gelenin ya da dışarı çıkanın diğerlerini rahatsız etmemesini sağlar. Sıraları düz çizgi yerine hafif yay biçiminde dizmek, arka sıradakinin sahneyi görmesini kolaylaştırır.
Ses de düzene göre davranış değiştirir. Dolu bir tiyatro düzeni yankıyı büyük ölçüde emer; yarı boş bir salon ise aynı mikrofonla farklı yankılanır. Bu yüzden ses ayarını salon dolmadan önce değil, katılımcılar yerleştikten sonra bir kez daha kontrol etmek gerekir.
Sınıf düzeni: not alan ve belge okuyan dinleyici için
Masalar sahneye dönük sıralanır ve her masaya iki ya da üç kişi oturur. Not alan, belge okuyan, dizüstü bilgisayar kullanan dinleyici için en rahat düzen budur; eğitim programları ve uzun seminerlerde sık tercih edilir.
Bedeli kapasite: her katılımcı kendi masa derinliğini de yanında taşıdığı için aynı salon tiyatro düzenine göre belirgin biçimde daha az kişi alır. Arka sıralarda görüş de zorlaşır; masaları düz değil hafif çapraz, V biçiminde dizmek konuşmacıya bakmayı kolaylaştırır.
Masalı düzen: atölye, yemek ve grup çalışması
Yuvarlak ya da uzun masaların çevresine gruplar hâlinde oturulur. Atölye, grup çalışması, yemekli seminer ve iş ortaklarıyla yapılan buluşmalar için idealdir; masadaki sekiz-on kişi birbirini tanır, sohbet kendiliğinden doğar.
Dezavantajı, bazı katılımcıların sahneye sırtı dönük kalmasıdır. Masaları sahneye doğru yarım daire biçiminde dizip sandalyeleri yalnız bir yöne koymak, sunumla grup çalışmasını aynı düzende buluşturur. Servis ekibi için masalar arasında yeterli yol bırakmak da şart; sıkışık masalar çay servisini bile dakikalarca geciktirir.
U düzeni ve yuvarlak toplantı: tartışma için
Masalar U harfi biçiminde dizilir; açık uçta sunum ekranı ya da oturumu yöneten kişi yer alır. Yönetici ile her katılımcı göz göze gelebilir, bu yüzden eğitim, tartışma oturumu ve küçük toplantılar için çok uygundur.
Karşılığında en az kişiyi alan düzen budur ve salonun uzun bir duvarını ister. Boardroom tarzı kapalı masa düzenleri de aynı mantığı izler: kişi sayısı azaldıkça etkileşim artar. U düzenini yalnız daha küçük gruplar için gerçekçi sayın.
Aynı salonda düzen değişince kapasite neden düşer?
Çünkü her düzen kişi başına farklı bir alan ayırır: tiyatroda yalnız sandalye, sınıfta sandalye artı masa, masalı düzende masa artı servis yolu.
Salonlarımız bunun canlı örneği. Safir ve Zümrüt balo salonlarında yemekli düzende 750, tiyatro düzeninde 1.000 kişiye kadar planlama yapılıyor; yani düzen değiştiğinde aynı salonun sığdırdığı kişi sayısı da değişiyor. Safir Balo Salonu ve Zümrüt Balo Salonu bu rakamlarla büyük konferanslara uygun. Daha küçük etkinlikler için Orkide Salon da düşünülebilir; orada kapasite etkinliğin türüne ve oturma düzenine göre planlanır, rakamı düzeninize göre ekibimizle netleştirin.
| Düzen | Kimler için uygun? | Kişi başına alan | Zayıf yanı |
|---|---|---|---|
| Tiyatro | Konferans, açılış oturumu, lansman | En az; aynı salonda en çok kişi | Masa yok, etkileşim sınırlı |
| Sınıf | Eğitim, uzun seminer, not alan dinleyici | Orta; masa derinliği eklenir | Arka sıra görüşü, kapasite düşer |
| Masalı (kabare) | Atölye, yemekli seminer, grup çalışması | Geniş; masa ve servis yolu | Bazı katılımcılar sahneye sırtı dönük kalır |
| U düzeni | Tartışma, eğitim, küçük toplantı | En geniş; uzun duvar gerekir | En az kişiyi alır |
Örnek hesap: 200 davetlilik bir günlük seminer
Sabah oturumu tiyatro düzeninde olsun: 200 sandalye, bir sahne ve ortada bir geçit. Öğleden sonraki atölye için masalı düzene geçilecekse, onar kişilik masalarla 20, sekizer kişilik masalarla 25 masa gerekir. Sayılar açıkça bir örnektir.
Hesabın püf noktası şu: masa sayısı arttıkça masaların arasındaki servis yolu ve sandalye çekme payı da artar. Sekizlik masalar daha rahat tartışma demektir, ama daha çok yer de demektir. Sahne, ekran ve kapıların yerini çıkardıktan sonra geriye kalan alanı bilmeden kesin bir sonuca varılamaz; bu yüzden ziyaret sırasında kendi düzeninizi salonun planı üzerinde birlikte denemek en sağlıklı yoldur.
Ekibimizden not: Bir salonun yazılı kapasitesi üst sınırdır, hedef değil. Seminerinizi üst sınırın biraz altına kurarsanız geçitler de mola akışı da rahatlar.
Gün içinde düzen değiştirmenin bedeli
Sabah tiyatro, öğleden sonra masalı düzene geçmek salonun dönüşümü için zaman ister: sandalyeler kalkar, masalar kurulur, örtüler serilir. Bu işi öğle arasına koyun ve ara süresini ekibimizle baştan konuşun.
Programda iki ya da üç düzen birden varsa yeniden düşünün: bir salonu plenary oturumuna, ikinci bir salonu atölyeye ayırmak genellikle dönüşüm zamanından daha az yorucudur. Kongre ve toplantı salonu seçiminde bu tür ayrıntıların yeri için salon seçerken 10 kriter yazımıza bakabilirsiniz.
Salon ziyaretinde sorulacaklar
Salona gittiğinizde plan üzerinde değil, ayakta durarak karar verin. Sahne ile ilk sıra arasındaki mesafeyi adımlayın, arka sıradan ekranı gözleyin, kapıdan sahneye yürüyüp geçidin genişliğini hissedin. Kâğıt üzerinde yeterli görünen bir düzen, yerinde bakınca dar gelebilir.
- Aynı salonun tiyatro, sınıf ve masalı düzende yazılı kapasitesi.
- Arka sıradan sahne ve ekran görüşü.
- Sıralar arasındaki ana geçit ve yan yolların yeri.
- Masalı düzende servis ekibinin masalar arasından geçebileceği genişlik.
- Düzen değişimi için gereken süre ve kimin yapacağı.
- Ses ve ışık için sahne önündeki alanın nasıl kullanılacağı.
Düzeninizi birlikte çizelim
Katılımcı sayınızı ve programınızı yazmanız yeterli: iletişim sayfamızdan bize ulaşın, ekibimiz hangi düzenin hangi salonda işinize yarayacağını sizinle birlikte konuşsun. Mekân seçeneklerini sayıya göre taramak isterseniz kapasiteye göre mekân seçimi sayfamız ve kongre ve toplantı organizasyonu bilgisi yardımcı olur.
