Konya Meram’da mezuniyet töreni ve sonrasındaki kutlamayı okul, dershane ya da aile ölçeğinde planlıyoruz. Salon seçimi, tören akışı, fotoğraf anı ve ikram; öğrencilerin ve velilerin aynı salonda rahat edeceği biçimde kurgulanır.
Mezuniyet salonları yarım saat içinde karakter değiştirir: tören öncesi sessiz ve biraz gergin, isimler okunurken sabırlı, fotoğraf sırasında gürültülü. Biz, İkonia Garden Düğün ve Kongre Merkezi olarak Konya Meram’da mezuniyet töreni ve kutlaması planlayan okullarla, dershanelerle, üniversite gruplarıyla ve ailelerle çalışırken bu değişimi baştan hesaba katıyoruz. Amacımız resmî bölümü ile eğlenceli bölümü aynı gün içinde birbirine engel olmadan yaşatmak.
İki ayrı gün gibi planlanan tek bir gün
Mezuniyetin iki yüzü var. İlki tören: sahne, konuşmalar, isim okumaları, belge ve hatıra takdimleri. İkincisi kutlama: yemek, müzik, toplu fotoğraflar, öğrencilerin ve ailelerin serbestçe dolaştığı saatler. Salondan beklenen şey bu iki bölümde farklıdır. Törende herkes sahneyi görmek, konuşmayı net duymak ve oturmak ister. Kutlamada ise insanlar ayağa kalkar, masalar arasında gezer, sınıf arkadaşlarını arar.
Bu yüzden önce ikisini ayrı ayrı düşünmenizi, sonra tek bir akışta birleştirmenizi öneririz. Tören biter bitmez aynı salonu kutlama düzenine mi çevirelim, yoksa tören bir salonda, kutlama başka bir alanda mı olsun? İki yöntemin de artısı var; hangisinin size uyduğu katılımcı sayısına ve programın uzunluğuna bağlı.
Okul türü de tabloyu değiştirir. Lise ve dershane mezuniyetlerinde ailelerin ağırlığı fazladır; salon çoğu zaman anne babalar, kardeşler ve akrabalarla dolar, tören bölümü kutlamadan daha belirleyici olur. Üniversite mezuniyetlerinde ise öğrenciler arkadaşlarıyla vakit geçirmek ister, aileler biraz geride durur ve kutlama bölümü uzar. Aynı salon düzeni ikisine birden uymaz; bu yüzden ilk görüşmede kimin ağırlıkta olacağını, yani törenin mi yoksa kutlamanın mı ana bölüm sayılacağını konuşuyoruz.
Mezuniyet için hangi salon ya da bahçe uygun olur?
Gruba göre değişir. Sınıf ve aile ölçeğindeki kutlamalara Gelincik ve Orkide salonlar, okul ölçeğindeki törenlere Safir ve Zümrüt balo salonları, bahar ve yaz başı kutlamalarına kır bahçelerimiz daha uygun düşer.
Gelincik Salon tek oturumda 430 kişiye kadar davetli alabildiği için bir bölümün ya da orta ölçekli bir dershane grubunun öğrencileri ve yakınlarıyla rahatça dolar. Daha küçük ve samimi bir buluşmada Orkide Salon düşünülebilir; kapasitesi davet türüne ve oturma düzenine göre planlandığı için rakamı görüşmede birlikte netleştiririz. Öğrenci ve veli sayısı kalabalık okul törenlerinde Safir Balo Salonu ile Zümrüt Balo Salonu yemekli düzende 750, tiyatro düzeninde 1.000 kişiye kadar davetli ağırlayabiliyor. Töreni tiyatro düzeninde, kutlamayı yemekli düzende yapacaksanız bu iki rakam arasındaki fark planın omurgasını oluşturur.
Kır bahçelerimizde, yani Saklı Bahçe’de 400, Pelit Kır Bahçe’de 1.500 kişiye kadar davetli ağırlamak mümkün. Konya’da mayıs sonu ve haziran genellikle açık havaya elverişlidir, ama bahar yağışı ve rüzgâr takvimi bozabilir; yazın öğleden sonra güneşi ile akşamın serinliği arasındaki fark da tören saatini belirler. Bahçe seçeceksek saati gün batımına doğru kaydırmayı ve hava için yedek düzenin nasıl işleyeceğini rezervasyondan önce konuşuruz.
Örnek bir mezuniyet akışı
Aşağıdaki akış yalnızca örnektir. Okulun programına, öğrenci sayısına ve konuşma sayısına göre saatleri birlikte yeniden kurarız.
| Saat | Bölüm | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| 17.00 | Karşılama | Öğrenciler hazırlık alanında, aileler yerlerinde; giriş kalabalığı dağılsın |
| 17.30 | Tören açılışı | Öğrenci girişi ve açılış konuşması |
| 17.45 | Konuşmalar ve takdimler | Konuşma sayısı sınırlı, isim okumaları akıcı |
| 18.30 | Toplu fotoğraf | Sahne önü boşalmadan, ışık varken |
| 18.45 | Yemek ya da ikram | Törenden hemen sonra, servis yolları açık |
| 20.00 | Müzik ve dans | Öğrencilerin istediği parçalar, ailelere de yer |
| 21.30 | Kapanış | Hatıra fotoğrafları ve uğurlama |
Öğrenci, veli ve hocalar aynı salonda nasıl dengelenir?
Üç grubun beklentisini baştan ayrı yazmak dengeyi kurmanın en kısa yoludur: öğrenciler sahneye yakın ve hareketli, aileler görüş açısı rahat ve servise yakın, hocalar ile konuklar protokole uygun bir yerde otursun.
Mezuniyetlerde en sık gördüğümüz sürtünme törenin uzamasıdır. Öğrenciler kutlamaya geçmek için sabırsızlanır, aileler ise çocuklarının adı okunana kadar kıpırdamadan bekler. Birini diğerinin pahasına memnun etmeye gerek yok; konuşma sayısını sınırlamak, isim okumalarını akıcı tutmak ve ardından hemen yemeğe geçmek iki tarafı da rahatlatır.
Ekibimizden not: Konuşma sayısını azaltmak mezuniyet gününün en kolay iyileştirmesidir. Ailelerin sabrı genellikle ilk yarım saatte en yüksektir; asıl sevinç, çocukların adının okunduğu ve fotoğrafın çekildiği anda yaşanır.
Yaşça büyük aile fertleri ve küçük kardeşler için sahneyi rahat gören, çıkışa uzak olmayan masalar ayırmak da küçük ama işe yarayan bir ayrıntıdır. Konya dışından, çevre il ve ilçelerden gelen ailelerin karşılanma saatini ayrıca düşünmenizi öneririz.
Mezuniyet kutlaması için planlamaya ne zaman başlanmalı?
Tarih ve salon kararını mümkünse birkaç ay önce vermek, okulların kapandığı yoğun dönemlerde işinizi kolaylaştırır; geri kalan işler haftalara yayılır.
- Birkaç ay önce: tarih, tahmini katılımcı sayısı ve salon seçimi. Güncel uygunluğu bizden sorun.
- Altı ila sekiz hafta önce: program taslağı, konuşmacılar, yemek ya da ikram biçimi ve müzik tercihi.
- Üç ila dört hafta önce: sunum, video ve slayt dosyaları, süsleme renkleri, öğrenci hazırlık alanı.
- Son hafta: kesin katılımcı sayısı, masa yerleşimi ve konuşma sırası.
Katılımcı sayısının hangi tarihe kadar değiştirilebileceğini ilk görüşmede sorun; mezuniyetlerde sayı son güne kadar oynar.
Fotoğraf, sunum ve ses: salonun görünmeyen işi
Mezuniyet videosu ya da slayt gösterisi hazırlanıyorsa bunu görüşmenin başında söyleyin. Perdenin yeri, sahnenin yerleşimi ve ses düzeni buna göre kurgulanır; son anda getirilen bir sunum dosyası, ritmi bozan beş dakikalık bir bekleyişe dönüşebilir.
Toplu fotoğrafı da programa yazın. Öğrencilerin sahne önünde toplanması, ışığın hâlâ yeterli olduğu saatte yapıldığında çok daha rahat geçer. Bahçede çekim yapılacaksa gün batımına yakın saatlerin yumuşak ışığı bir avantajdır, ama o ışık kısa sürer; fotoğrafı programın sonuna bırakmayın. Sınıf sınıf çekim yapılacaksa her grup için birkaç dakikalık pay ekleyin; kırk öğrencilik bir sınıfın sıraya girip dağılması sanıldığından uzun sürer. Kapsamdaki ses ve sahne ayrıntılarını güncel olarak ekibimizden öğrenebilirsiniz.
Tören sonrası: ikram, müzik ve dans
Törenle yemek arasındaki geçişi kısa tutun. Öğrenciler sahneden indikten sonra masaya oturmak yerine dolaşmak ister; bu yüzden bazı gruplar tam oturmalı yemek yerine ikram düzenini seçiyor. Oturmalı servis istiyorsanız yemekli davet organizasyonumuz kapsamında servis akışını birlikte planlarız; menü seçenekleri görüşmede netleştirilir.
Müzik tarafında öğrencilerin dinlediği parçalarla ailelerin keyif alacağı bölümleri ayırmak iyi çalışır. İlk yarım saat sohbete uygun, sonrası dansa açık olsun. Büyükler erken ayrılacaksa pasta ya da hatıra anını onlar salondayken yapmak, geç saate kalacak gençlere ise serbest bir bölüm bırakmak herkesin gününü tamamlar. DJ, solist ya da ikisinin birleşimi için müzik hizmetimizi inceleyebilirsiniz. Fikirleri tek yerde toplu görmek isterseniz mezuniyet kutlaması planlama yazımız da elinizin altında.
Mezuniyet planında sık yapılan hatalar
- Tören ile yemek servisini aynı saate koymak; servis yolları hem konuşmayı hem fotoğrafı bölüyor.
- Katılımcı sayısını tek rakamla bildirmek; öğrenci, aile ve konuk sayısını ayrı vermek masa planını kolaylaştırır.
- Sahnede yalnızca öğrencilere yer düşünüp konuşmacıların ve hocaların yerini atlamak.
- Bahçe seçip hava için yedek düzeni konuşmamak.
- Sunum dosyalarını son güne bırakmak.
Görüşmeye gelirken yanınızda olsun
Tarih ve katılımcı sayınız belliyse size uygun salonu birlikte seçmek tek bir görüşmeye sığar. Yanınızda şunlar olsun:
- Düşündüğünüz tarih ve saat aralığı
- Öğrenci, aile ve konuk sayısı (yaklaşık, ayrı ayrı)
- Konuşma ve takdim sayısı, sunum ya da video olup olmadığı
- Yemek mi ikram mı, müzik var mı
Bilgileri tarih ve teklif formundan iletebilir ya da 0 332 327 28 28 numaralı telefondan arayıp Lalebahçe Mahallesi, Harmancık Sokak No:22’deki tesisimizi yerinde görmek için gün ayarlayabilirsiniz. Tarih ve ayrıntılar için güncel bilgiyi ekibimizden almanız yeterli.
