Kurumsal iftar organizasyonu nasıl planlanır?

Kurumsal iftar organizasyonunda en çok emek isteyen şey yemek değil, ezan vaktine kadar geçen saatleri doğru doldurmaktır. Konya’da şirket iftarı düzenleyecekseniz karşılamayı, konuşmayı ve toplu servisi vakitten geriye doğru saymak, sofranın sakin kalmasını sağlar. Meram’daki İkonia Garden Düğün ve Kongre Merkezi olarak bu davetlerde işe hep aynı soruyla başlarız: ezan okunduğunda herkes nerede olacak?

Aşağıdaki başlıklar, bu sorunun cevabını kurarken izlediğimiz sırayı ve sahada en sık karşılaştığımız tuzakları topluyor. İnsan kaynakları, yönetici asistanlığı ya da dernek ve oda organizasyonu yapıyorsanız, teklif görüşmesine hazır gitmenize yardımcı olur.

Önce ezan saatini yazın, programı sonra kurun

Ramazan boyunca iftar vakti her gün birkaç dakika kayar. Tarihi seçtiğiniz anda o günün ezan saatini programın en üstüne yazın; gerisini ondan geriye doğru dizin.

Konuklar ezandan önce yerlerinde olmalı, ama salona bir saat erken gelen ekip boş bir bekleme odasına dönüşür. Bize sorarsanız iyi bir akış şöyle ilerler: karşılama, masalara yerleşme, kısa bir konuşma ya da dua, ezan, açılış ikramı, ana yemek, sohbet. Uzun sunumlar bu sofranın işi değildir; onlar için ayrı bir toplantı günü bulunur.

Bir pratik daha: ezan saatini yalnız kendinize değil, işin içindeki herkese yazılı iletin. Konuşacak kişi, ses ekibi ve servis ekibi aynı saatten geriye saydığında akşam kimsenin tahminine kalmaz; “ezan kaçta okunuyordu” telaşı da ilk yarım saatten silinir.

İftar için katılımcı sayısı nasıl öngörülür?

Kesin sayıyı değil, bir aralığı ve bir yanıt tarihini baz alın. Aralık alanı ve masa düzenini, yanıt tarihi ise mutfağın hazırlığını belirler.

Kurumsal davetlerde sayı iki nedenle oynar. Birimler listeyi son güne kadar değiştirir; eşler ya da aileler de çağrılıyorsa bir de “gelirim, gelemem” belirsizliği eklenir. Davetiyeye açık bir yanıt tarihi yazın ve yanıt vermeyenleri tek tek arayacak bir sorumlu atayın. Bu kişi bir tur telefon açınca sayı çoğu zaman netleşiyor.

Listeyi çıkarırken beslenme notlarını da isteyin: alerji, diyabet, vejetaryen tercihi. Mutfak ekibimize bu bilgi ne kadar erken ulaşırsa alternatifleri o kadar rahat planlarız. Hangi seçeneklerin sunulabileceğini görüşmede birlikte netleştiririz.

Konya dışından ya da çevre ilçelerden yola çıkan ekipler varsa, karşılama saatini yol süresine göre yumuşatın. İftarı yolda yakalama kaygısı taşıyan biri, sofraya geldiğinde de huzursuz oturur. Küçük bir esneklik hem geç gelenin telaşını hem ev sahibinin kaygısını azaltır.

Toplu servis ezan anında nasıl işler?

Açılış ikramı masalara ezandan önce konur; ana yemek ise ezanın ardından kısa bir aranın sonunda bütün salona aynı anda dağıtılır. Amaç, yemeğin sıcak ve sofranın düzenli kalmasıdır.

Kalabalık bir davetli grubunun bulunduğu salonda herkes aynı dakikada aç, aynı dakikada sabırsızdır. Bu yüzden servis ekibini masa numaralarına göre bölümlere ayırmak gerekir; her bölümün bir sorumlusu olduğunda ezan sonrasındaki ilk on dakika rahat geçer. Servis biçimini davetli sayısına ve salona bakarak sizinle birlikte belirleriz.

Su ve çayın masalarda hazır durması da düşündüğünüzden önemli. Ezan anında kimsenin ayağa kalkıp garson araması gerekmemeli.

Örnek bir iftar akşamının akışı

Çizelge açıkça bir örnektir; saatler, ezanın o gün okunduğu vakte göre kayar.

Ekibimizden not: Konuşmayı ezandan önceye, mümkünse birkaç dakikaya sığdırın. Ezan sonrasına kalan her konuşma yemeği soğutur ve orucunu yeni açmış insanı dinleyici olmaya zorlar.

Kurumsal iftar sofrasında saygı çerçevesi nasıl kurulur?

Davetin amacı sofrayı paylaşmaktır; kimin oruç tuttuğu programın hiçbir yerinde konu olmamalı. Dinî ölçüleri belirlemek bize düşmez, ama sahada gördüğümüz bir şey var: sade ve sakin kurulan akşamlar herkesi rahatlatıyor.

Üç noktaya baştan karar verin.

• Oruç tutmayan konuklar. İş ortaklarınız arasında farklı inançtan ya da sağlık nedeniyle oruç tutamayan biri olabilir. Ona da aynı sofra, aynı saygı düşer; ayrı anons ya da ayrı masa değil.
• Akşam namazı. İsteyenler için kısa bir ara bırakıp bunu programa yazın. Mekânda bunun nasıl düzenleneceğini ekibimizle birlikte konuşabilirsiniz.
• Müzik. İftar sofrası konser gecesi değildir; sessizlik ya da çok kısık bir fon çoğu davet için yeter. Eğlence ağırlıklı bir akşam isterseniz o başka bir kurgudur ve kurumsal yıl sonu galası rehberimizde anlattık.

Kurumsal iftar için hangi salon ya da bahçe uygun olur?

Davetli sayısı ve Ramazan’ın o yıl hangi mevsime denk geldiği karar verir. Ramazan her yıl takvimde kaydığı için aynı şirketin iki ayrı yılındaki iftarı, hava bakımından bambaşka olabilir.

Kalabalık gruplarda yemekli düzende 750 kişiye kadar davetli alan Zümrüt Balo Salonu ya da Safir uygun düşer. Orta ölçekli gruplar için tek oturumda 430 kişiye kadar Gelincik Salon yeterli ve daha samimi bir sofra sunar. Konya’nın soğuk akşamlarında kapalı salon doğal tercih; hava ısındığında ağaçların arasında gün batımı iftarı da düşünülebilir, ama gece-gündüz sıcaklık farkı ve rüzgâr için bir yedek plan şart.

İftardan kaç hafta önce neyi bitirmiş olmalısınız?

Takvimi geriye doğru kurmak iftar organizasyonunda da işe yarar. Aşağıdaki sıra bir örnektir; kurumunuzun onay sürecine göre uzayıp kısalır.

• Dört ila altı hafta önce: tarih, mekân ve ilk davetli aralığı netleşsin. Hafta sonları ve Ramazan’ın hareketli günleri için tarih uygunluğunu erken sorun; güncel durum için ekibimizle görüşün.
• İki hafta önce: davetiyeler çıksın, yanıt tarihi duyurulsun, beslenme notları toplanmaya başlasın.
• Bir hafta önce: kesin sayı ve masa düzeni bize iletilsin; konuşacak kişiler ses denemesi için bir saat ayırsın.
• İftar günü: ezan saatini bir kez daha teyit edin ve girişteki karşılama listesini basılı hazır bulundurun.

İftar sofrasında en sık gördüğümüz beş hata

• Konuşmayı yemekten sonraya bırakmak: dinleyenin sabrı da yemeğin sıcaklığı da biter.
• Kesin sayı için bir tarih koymamak: son gün gelen sayı değişikliği, hazırlığın en pahalı kısmıdır.
• Sofrayı sunum alanına çevirmek: iftar ekibe teşekkür etmenin yoludur, hedef toplantısı değildir.
• Eşlerin ve ailelerin davetli olup olmadığını geç netleştirmek: masa düzeni baştan değişir.
• Yemek sonrası çay ve kahve akışını unutmak: sohbetin asıl yaşandığı bölüm odur.

Görüşmeye giderken yanınızda olması gerekenler

1. Tarih, o günün ezan saati ve davet saati.
2. Katılımcı aralığı ile yanıt tarihi.
3. Eş ve aile katılımı olup olmayacağı.
4. Beslenme notları; menü seçenekleri ekibimizle netleştirilecek.
5. Servis biçimi ve masa grubu başına görevli düzeni.
6. Konuşma için ses ihtiyacı ve konuşmacı sayısı.
7. Namaz arası ve oruç tutmayan konuklar için plan.
8. Şehir merkezinden ve çevre ilçelerden gelenler için yol tarifi.

İftar sofrası için ilk adım

Ezan saatiniz, davetli aralığınız ve tercih ettiğiniz oturma düzeni elinizdeyse tarih ve teklif formunu doldurmanız yeterli. Formla uğraşmak istemezseniz 0 332 327 28 28 numaralı hattan ekibimiz aynı soruları telefonda sorar. İftara özel hizmet kapsamını iftar yemeği organizasyonumuz sayfasında, şirket içi diğer buluşmaları kurumsal etkinlikler sayfasında bulabilirsiniz.